Montar a equipe de um evento não precisa virar uma maratona de mensagens no WhatsApp. Neste guia, você vai do zero até a sua primeira equipe escalada e confirmada dentro do Organtra. Reserve alguns minutos e siga o passo a passo - ao final, sua operação já estará rodando na plataforma.
O que você vai precisar
- Um e-mail para criar sua conta.
- Os dados básicos de um cliente e de um evento (data, horário e local).
- Os contatos das pessoas que você quer alocar (e-mail e/ou telefone).
Nada de cartão de crédito: você começa com um período de teste grátis e escolhe um plano depois.
Passo 1 - Crie sua empresa
Ao criar sua conta, o Organtra leva você direto para a criação da sua empresa. A empresa é o espaço onde ficam seus clientes, seus eventos e sua equipe. Dê um nome, confirme os dados e pronto: seu espaço de trabalho está no ar, já com o teste grátis ativo.
Uma mesma pessoa pode participar de várias empresas com papéis diferentes. Se você presta serviço para mais de uma operação, cada uma vive no seu próprio espaço, sem misturar dados.
Passo 2 - Cadastre um cliente e um evento
Com a empresa criada, cadastre o seu primeiro cliente e, em seguida, o evento daquele cliente. No evento você informa data, horário, local e o valor do trabalho. É esse evento que vai receber a equipe que você quer escalar.
Dica: capriche no endereço do evento. O Organtra usa a localização para sugerir os profissionais mais próximos na hora de alocar.
Passo 3 - Convide sua equipe
Você não precisa esperar todo mundo criar conta antes de começar. Convide as pessoas por link: elas recebem um convite por e-mail ou WhatsApp e entram na sua equipe sem burocracia. Quem ainda não tem cadastro consegue aceitar o convite mesmo assim.
Passo 4 - Aloque as pessoas no evento
Agora é a parte que economiza o seu fim de semana. Abra o evento e aloque os profissionais. O Organtra sugere quem está por perto e disponível, e você monta a equipe em poucos toques.
Cada pessoa alocada recebe um aviso e confirma se topa o trabalho. Se você quiser, pode enviar um link de confirmação por WhatsApp: a pessoa aceita ou recusa tocando no link, sem precisar entrar em nenhuma tela de login.
Passo 5 - Deixe a confirmação acontecer sozinha
O primeiro aceite bloqueia a agenda daquela pessoa para o horário do evento - ninguém corre o risco de ser escalado em dois lugares ao mesmo tempo. Se alguém não responder no prazo, a alocação expira automaticamente e a vaga é liberada para você chamar outra pessoa.
Você acompanha tudo em um só lugar: quem confirmou, quem ainda está pensando e o que precisa da sua atenção.
Pronto para escalar de verdade
Em cinco passos você saiu do zero e colocou sua operação para rodar: empresa criada, cliente e evento cadastrados, equipe convidada e confirmada. A partir daqui, é repetir o fluxo a cada novo evento - com muito menos mensagens soltas e muito mais controle.
Bom trabalho, e boa escala!